総会のハイブリットイベントのサポート

◆ハイブリットイベントの課題とその解決

ハイブリットイベントは、リアルとオンラインの両面での準備や当日運営が必要ですが、主催者の負担も大きくなります。また、ハイブリットイベントのあるある課題として、リアルまたはオンラインのどちらかにフォーカスが偏ってしまい、どちらかがおざなりになってしまうケースも多々あります。
例えば、ハイブリットイベントで良く聞く課題が、リアルとオンラインがどっちつかずになってしまい、どちらも課題が残る結果となったり、ハイブリットの良さを発揮できなかったり、ということがあります。
実際にこちらのクライアントからも「初めてのハイブリットのため、何をポイントにしたら良いか全くわからない。当日はどうしてもリアルを重視してしまうのでオンラインは完全に任せきりたい。」という要望や不安要素を承りました。そこで、上記までのような状況をふまえ、弊社で提供したサポート内容が大きく2点あります。

①中長期的に活用できるハイブリットイベントのスタンダードとなる仕様を設計・構築し、次年度以降にクライアントが自信を持って運営できるようなノウハウ等を提供する。

②リアルの運営はクライアントが実行し、オンライン配信を弊社がフルサポートすることで、安定した運営体制で実行する。

◆リアルとオンラインのハイブリットイベントの負担を大幅減／ハイブリットイベントのスタンダードを構築

結果、クライアントから「安心した」というコメントを頂戴し、参加者からも「ハイブリットなんて高度なことを安定してできていてすごい！」という評価を頂きました。初めてのハイブリットイベントでも、ポイントを押さえた計画を練り、当日を見据えた準備を行うことで、安定、安心のイベントとすることができました。
登壇者がいるハイブリットイベントの場合の押さえた方が良いポイントの一例としては、登壇者の位置、登壇の順路、登壇時のポジション等を徹底的に見える化（事前資料化）することです。
リアルでも、オンラインでも違和感のないスムーズな登壇者フォローを実施するだけで、会の進行状況のスムーズさ、ハイブリットイベントとしての完成度が高まります。