マーケティング会社マインドシェア

商業マーケティング

オンラインイベント企画・運営

オンラインで実施するだけで満足していませんか?
マインドシェアには、課題・目的に最適な企画、運営をする知見があります

2020年3月以降、軒並みイベントは中止や延期となり、それにとって代わって、オンラインイベントによる開催が一般的となってきました。しかしながら、いざオンラインイベントを開催してみると、オフラインで行う予定だったイベントをただただオンラインで実施しただけになってしまっているケースも多く見受けられます。
オンラインイベントは企画や演出、運営次第で「飽きられない」「参加したくなる」イベント実施が可能になります。

オンラインイベントは一時的な代替施策ではない

新型コロナウイルス感染拡大を受け、急速にオンラインイベントの需要が高まりました。2020年はオンラインセミナー元年と言っても過言ではないでしょう。株主総会や企業説明会、面接、社員総会、セミナーに至るまで、あらゆるイベントがオンライン開催されました。この状況が落ち着いた時に、今開催されているオンラインイベントが、またオフラインイベントに戻るでしょうか。答えはおそらくNoです。働く環境や拠点にとらわれないワークスタイルが見直されている中、時間や人数、場所など、従来のイベントには必要だった制約に一切とらわれないオンラインイベントは今後もさらに成長すると思われます。

オンラインイベントの種類と特徴

オンラインイベントは大きく『視聴中心型イベント』と『参加型イベント』の2つに分かれます。
視聴中心型イベントとは、セミナーや発表会など、特定の話者が多くのオーディエンスに発信するイベントです。これらのイベントは原則、アーカイブ配信など、いわゆる“再放送”があることも多いため、気になる内容を何度も確認できるというメリットがオンラインイベントにはあります。反面、聴衆として参加しているものの画面をオフにしていることもあり、話者にとっては反応を得られないため、手応えを感じづらいという側面があります。また、話してと聞き手の物理的な距離の遠さや、臨場感がないことが影響して、聞き手の集中力が継続せず、話が対面に比べて、伝わりづらいというデメリットがあります。

一方、参加型イベントとは社内行事や交流会など、参加者全員でオンラインイベントを作り上げる形式のものです。参加型オンラインイベントの場合は、その場所のルールとして参加者の表情などが見えるようにするなど、ルールが設けられることが多く、それを受け入れての参加となるため、オフラインイベントに近しい、親密なやりとりが行われることも。ただし、オンライン特有の通信環境の問題や、複数の発言が重なった際に、一時的にコミュニケーションが途切れるなどの特徴があります。

オンラインイベントを制することができればビジネス効率が格段にアップ

オンラインイベントは2020年で最も伸長したビジネス戦術の1つともいえるでしょう。質の高いオンラインイベントは、営業効率のUPや社内への理念浸透促進、ブランディングにも大きく寄与します。質の高いオンラインイベントを開催するためには、イベント自体の企画と運営がとても重要なファクトとなります。
自社でオンラインイベントの実施ノウハウがある場合は、セルフプランニングでの実施がスピーディかつ効率的です。ですが、イベント規模が大きくなったり、株主総会などイベント自体の重要度が高い場合、リアルイベントでは起こりえないトラブルにどれだけ事前にリスクヘッジを取ることができるかはとても重要です。失敗の許されないイベントであればあるほど、オンラインイベントの企画会社などに委託することで、スムーズな運営が可能となります。

オンラインイベントで起こりやすいトラブル例

オンラインイベントではさまざまなトラブルが想定されます。いくつかトラブルのポイントをご紹介します。

CASE.1 重要な話の途中で画面がフリーズする

これは皆さんもオンラインミーティングなどに参加した際、経験した方もいらっしゃるかもしれません。重要な議題でフリーズしてしまうと、伝えたいことが伝わらず、場合によってはイベント自体の目的も達成できないことも。また、聞き手側が「もしかしたら自分の通信環境が悪いのかも」と思いこみ、フリーズしたことを伝えづらく、その点に大きなコミュニケーションロスが発生してしまいます。
このような場合、運営会社が介在していると、通信環境のトラブルを事前に抑止するための手立てを取り、さらに運営スタッフがモニタリングをしているため、万が一トラブルが発生した際は、スムーズに報告・対処を行うことができるのです。

CASE.2 表示したい資料がうまく表示できない

事前に準備をしっかりとしていても、なかなかうまくいかないのがオンラインイベントです。特に資料の表示は、それが開かなければ進行自体が滞ることも。資料内に動画を挿入している場合なども、動画を流そうとすると音声だけしか流れず、映像はカタカタとコマ送りのようになってしまうことも。時には、会議の話者が操作方法を理解しておらず、タイムラグが発生する、ということも見られます。
運営会社に委託する場合、事前に使用する資料のチェックからすべて任せることができます。またリハーサルによるトラブルシューティングや、時には専用端末の用意や、操作スタッフが話者のそばでサポートするなど、必要に応じたフォローを行います。

CASE.3 タイムスケジュールを大幅に押した進行

オンラインで話す際、オーディエンスの反応がわかりづらいため、つい話が延びてしまったりすることがみられます。その相手が管理職や役員の場合、社員から時間調整の指示を入れるのはややハードルがたかいものです。
そのような時もイベント運営会社であれば、スムーズな進行のため、事前の細かな打ち合わせや、途中段階での持ち時間の消費などを細かに確認し、進行調整を行ってくれるメリットがあります。

そのほかにも、セミナーの集客が不十分で十分な参加者が見込めない、などのトラブルもあります。そのような場合でもイベント運営会社が介在していることで、事前に集客施策などのフォローアップも行うことができます。

企画・プランニングから当日の運営・配信までの一貫したサポート体制

オンラインで実施した介助犬フェスタ

オンラインイベント実施は、円滑なコミュニケーションの遂行と参加者が満足を得られる企画・運営が重要です。そして、イベントの目的とKPI、それに見合ったツールの選定や全体演出が欠かせません。
マインドシェアはこれまで、リアルイベントを30年以上、1,000を超えるプロジェクトの企画や運営を行ってきた、イベントの企画・運営会社です。オンラインイベントの目的に沿ったプランニングから、出演者の手配、事務局運営、さらには当日の運営・配信から必要に応じてカメラマンの手配、アフターフォローに至るまで、一貫したサポートが可能です。

オンラインイベントの目的・種類にあわせた柔軟な企画をご提案

オンラインイベントが一般化したものの、イベントごとに目的も異なります。
マインドシェアのオンラインイベント企画・運営ではコミュニケーションマーケティングの知見・視点を活かした総合力で、目的・種類に応じた最適な企画・手法・体制・ツールを用いてプランニング。配信システムもZoomやYouTubeのほか、Google MeetやMicrosoft Teams等の幅広い対応が可能で、主催者・視聴者ともに使いやすいオンラインイベントを提案致します。

更新日:2021/04/10

オンラインイベント企画・運営の成果実施事例

Case1

介助犬の認知啓蒙に貢献!「介助犬フェスタ」

クライアント 社会福祉法人 日本介助犬協会
目的 ・介助犬についての認知啓蒙・理解促進
課題 ・新型コロナウイルス感染拡大防止対策(2020年/第10回)
業務サポート領域 イベント企画推進~実施運営
・イベントコンセプト企画
・イベントコンテンツ、ステージコンテンツ企画/設営/当日実施運営
・イベント集客施策企画/実施
・事務局運営
・地域コミュニティー(大学、企業、商工会、キッチンカー、施設等)へのイベント協力依頼サポート
・ボランティアスタッフ統括

集客施策
・WEBサイト制作/運営
・SNSアカウント運営/広告運用
・プレスリリース企画/配信サポート
・ポスター制作/チラシ制作
【オンライン施策 ※2020年(第10回)】
・オフラインイベントからオンラインイベントへの抜本的切替えサポート
・YouTube映像配信企画/推進サポート
・オンラインコンテンツ企画/実施
カテゴリー: 住まい・暮らし
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Case2

初のオンライン学会開催をトータルサポート

クライアント 学会
業務サポート領域 ・オンライン学会の開催におけるシステム・ツール設計
・全体スケジュール素案作成
・進行計画策定サポート
・トラブル対応書(FAQ)の作成
・進行スライド等、クリエイティブ制作
・配信機材のレンタル
・配信当日の進行
・配信事務局

学会の大会・総会をオンライン(Zoomウェビナ―)で開催しました。
大会・総会のプログラムの全てを滞りなく実施でき、視聴者は累計300名程の参加となりました。

カテゴリー: 教育・学び
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Case3

次回参加意向高!オンラインシンポジウムのサポート

クライアント 協会
業務サポート領域 ・全体企画
・全体スケジュール作成
・広報戦略構築・実施
・配信システム・ツール設計
・申込受付事務局運営
・進行台本作成
・進行スライド等、クリエイティブ制作
・配信スタジオ・機材・備品の手配
・配信当日の進行・運営
・MCの選定・アサイン
・映像編集・配信

毎年弊社でサポートしているシンポジウムをオンラインにて開催しました。
これまでは会場をレンタルして開催していましたが、Zoomウェビナ―を活用したオンライン配信と申込者限定のアーカイブ配信を実施しました。

カテゴリー: BtoB
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Case4

経営方針が伝わる社員総会・表彰式をトータルサポート

クライアント メーカー
業務サポート領域 ・全体企画・総合演出
・各種映像の企画編集
・配信システム・ツール設計
・進行台本
・進行スライド・クリエイティブ制作
・配信機材・備品の手配
・配信当日の進行・運営
・アンケートの設計・集計・分析
・MCの選定・アサイン

自分ゴト化が難しく満足度の高くなかった従来型の社員総会を、コロナ禍の新たな形としてオンライン開催。事前準備から当日の運営までマインドシェアでサポートしました。

カテゴリー: BtoB
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Case5

飽きないオンライン社員総会に向けたサポート

クライアント 営業会社
業務サポート領域 ・全体企画・総合プロデュース
・実施内容策定サポート(事務局サポート)
・各種映像の企画編集
・配信システム・社内体制構築サポート
・進行台本・進行スライド作成
・配信スタジオ・機材・備品の手配
・配信当日の進行・運営
・アンケートの設計・集計・分析

新型コロナウイルス感染症拡大防止の観点から、どうしても密になるオフライン開催をやめ、オンライン開催をクライアントが選択しました。

カテゴリー: BtoB
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Case6

Zoomを活用したオンラインスポーツ教室の企画・実施運営

クライアント 自治体
目的 ・トップアスリートとのスポーツ体験を通して、国際スポーツ大会への機運醸成
・新型コロナウイルス感染症拡大防止を前提とした、アスリートと参加者のコミュニケーション
業務サポート領域 ・イベント内容企画、準備進行
・アスリートのキャスティング
・告知ツール制作
・イベント事務局運営
・当日実施運営

昨今のコロナ禍で、「オンラインでスポーツのイベントをやろう」と考えた企業や団体は多いかと思います。しかし、同時に「果たしてオンラインで体を動かす事がメインであるスポーツ関連の催しをして楽しいイベントになるのか」、「温度感が上手く伝わらず、盛り上がらなかったらどうしよう」と考えて躊躇してしまっているケースも多くあるかと思います。

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