オンラインイベント企画・運営

オンラインイベントは一時的な代替施策ではない

新型コロナウイルス感染拡大を受け、急速にオンラインイベントの需要が高まりました。2020年はオンラインセミナー元年と言っても過言ではないでしょう。株主総会や企業説明会、面接、社員総会、セミナーに至るまで、あらゆるイベントがオンライン開催されました。この状況が落ち着いた時に、今開催されているオンラインイベントが、またオフラインイベントに戻るでしょうか。答えはおそらくNoです。働く環境や拠点にとらわれないワークスタイルが見直されている中、時間や人数、場所など、従来のイベントには必要だった制約に一切とらわれないオンラインイベントは今後もさらに成長すると思われます。

オンラインイベントの種類と特徴

オンラインイベントは大きく『視聴中心型イベント』と『参加型イベント』の２つに分かれます。
視聴中心型イベントとは、セミナーや発表会など、特定の話者が多くのオーディエンスに発信するイベントです。これらのイベントは原則、アーカイブ配信など、いわゆる“再放送”があることも多いため、気になる内容を何度も確認できるというメリットがオンラインイベントにはあります。反面、聴衆として参加しているものの画面をオフにしていることもあり、話者にとっては反応を得られないため、手応えを感じづらいという側面があります。また、話してと聞き手の物理的な距離の遠さや、臨場感がないことが影響して、聞き手の集中力が継続せず、話が対面に比べて、伝わりづらいというデメリットがあります。

一方、参加型イベントとは社内行事や交流会など、参加者全員でオンラインイベントを作り上げる形式のものです。参加型オンラインイベントの場合は、その場所のルールとして参加者の表情などが見えるようにするなど、ルールが設けられることが多く、それを受け入れての参加となるため、オフラインイベントに近しい、親密なやりとりが行われることも。ただし、オンライン特有の通信環境の問題や、複数の発言が重なった際に、一時的にコミュニケーションが途切れるなどの特徴があります。

オンラインイベントを制することができればビジネス効率が格段にアップ

オンラインイベントは2020年で最も伸長したビジネス戦術の１つともいえるでしょう。質の高いオンラインイベントは、営業効率のUPや社内への理念浸透促進、ブランディングにも大きく寄与します。質の高いオンラインイベントを開催するためには、イベント自体の企画と運営がとても重要なファクトとなります。
自社でオンラインイベントの実施ノウハウがある場合は、セルフプランニングでの実施がスピーディかつ効率的です。ですが、イベント規模が大きくなったり、株主総会などイベント自体の重要度が高い場合、リアルイベントでは起こりえないトラブルにどれだけ事前にリスクヘッジを取ることができるかはとても重要です。失敗の許されないイベントであればあるほど、オンラインイベントの企画会社などに委託することで、スムーズな運営が可能となります。

オンラインイベントで起こりやすいトラブル例

オンラインイベントではさまざまなトラブルが想定されます。いくつかトラブルのポイントをご紹介します。

CASE.1　重要な話の途中で画面がフリーズする

これは皆さんもオンラインミーティングなどに参加した際、経験した方もいらっしゃるかもしれません。重要な議題でフリーズしてしまうと、伝えたいことが伝わらず、場合によってはイベント自体の目的も達成できないことも。また、聞き手側が「もしかしたら自分の通信環境が悪いのかも」と思いこみ、フリーズしたことを伝えづらく、その点に大きなコミュニケーションロスが発生してしまいます。
このような場合、運営会社が介在していると、通信環境のトラブルを事前に抑止するための手立てを取り、さらに運営スタッフがモニタリングをしているため、万が一トラブルが発生した際は、スムーズに報告・対処を行うことができるのです。

CASE.2　表示したい資料がうまく表示できない

事前に準備をしっかりとしていても、なかなかうまくいかないのがオンラインイベントです。特に資料の表示は、それが開かなければ進行自体が滞ることも。資料内に動画を挿入している場合なども、動画を流そうとすると音声だけしか流れず、映像はカタカタとコマ送りのようになってしまうことも。時には、会議の話者が操作方法を理解しておらず、タイムラグが発生する、ということも見られます。
運営会社に委託する場合、事前に使用する資料のチェックからすべて任せることができます。またリハーサルによるトラブルシューティングや、時には専用端末の用意や、操作スタッフが話者のそばでサポートするなど、必要に応じたフォローを行います。

CASE.3　タイムスケジュールを大幅に押した進行

オンラインで話す際、オーディエンスの反応がわかりづらいため、つい話が延びてしまったりすることがみられます。その相手が管理職や役員の場合、社員から時間調整の指示を入れるのはややハードルがたかいものです。
そのような時もイベント運営会社であれば、スムーズな進行のため、事前の細かな打ち合わせや、途中段階での持ち時間の消費などを細かに確認し、進行調整を行ってくれるメリットがあります。

そのほかにも、セミナーの集客が不十分で十分な参加者が見込めない、などのトラブルもあります。そのような場合でもイベント運営会社が介在していることで、事前に集客施策などのフォローアップも行うことができます。

企画・プランニングから当日の運営・配信までの一貫したサポート体制

オンラインイベント実施は、円滑なコミュニケーションの遂行と参加者が満足を得られる企画・運営が重要です。そして、イベントの目的とKPI、それに見合ったツールの選定や全体演出が欠かせません。
マインドシェアはこれまで、リアルイベントを30年以上、1,000を超えるプロジェクトの企画や運営を行ってきた、イベントの企画・運営会社です。オンラインイベントの目的に沿ったプランニングから、出演者の手配、事務局運営、さらには当日の運営・配信から必要に応じてカメラマンの手配、アフターフォローに至るまで、一貫したサポートが可能です。

オンラインイベントの目的・種類にあわせた柔軟な企画をご提案

オンラインイベントが一般化したものの、イベントごとに目的も異なります。
マインドシェアのオンラインイベント企画・運営ではコミュニケーションマーケティングの知見・視点を活かした総合力で、目的・種類に応じた最適な企画・手法・体制・ツールを用いてプランニング。配信システムもZoomやYouTubeのほか、Google MeetやMicrosoft Teams等の幅広い対応が可能で、主催者・視聴者ともに使いやすいオンラインイベントを提案致します。